Gör rätt person rätt aktivitet på rätt sätt?

GoPlan-metoden.

Att driva en verksamhet innebär att man måste har full kontroll på en mängd olika delar, funktioner och aktiviteter. Men sammanfattningsvis handlar det egentligen bara om en sak:

Rätt person ska göra rätt aktivitet på rätt sätt.

Föreställ dig tanken vad detta skulle innebära fullt ut i er verksamhet.

Även om detta är själva kärnuppgiften, fungerar den tyvärr inte alltid optimalt i många verksamheter. Det brister inte sällan i identifieringen av rätt aktiviteter, vilket ibland kompenseras med kravet att göra aktiviteterna på rätt sätt. Vi vet exempelvis hur viktigt det är att hålla budget och tidsplan i ett projekt, trots en ibland dålig kunskap om projektresultatets värde för verksamheten.

”Skapar det inte något värde har vi i alla fall hållit budgeten.”

Men man bör då ställa sig frågan:

Till vilken nytta är det att rätt person gör arbetet rätt, om denne ändå inte

gör rätt arbete.

Dvs. ett arbete som inte kommer att bidra optimalt till att verksamheten når sitt mål.

När verksamheten på något sätt ändå anser sig till slut har benat ut vilka aktiviteter som bör genomföras ska nästa faktor läggas till, nämligen målet. Denna faktor är ofta en mycket jämn siffra, vilket skvallrar om att målets värde sällan baseras på någon noggrann beräkning av verksamhetens förutsättningar, utan snarare från ägarens uppskattning eller rena önskan. Exempelvis 10% resultatökning utifrån förra årets resultat. Med en osäkerhet i att definiera både aktiviteter och mål säger det sig själv att sannolikheten att de matchar i slutändan inte sällan baseras på tillfälligheter snarare än en noga planerad process.

Det är här som GoPlan-metoden kommer in i bilden.

GoPlan-metoden är ett mycket effektivt verktyg för att identifiera vilka aktiviteter som bäst kommer att bidra till verksamhetens möjlighet att nå sitt mål. Men den är även ett mycket effektivt verktyg för att kunna beräkna målets värde utifrån de aktiviteter man identifierat och avser att genomföra, snarare än på någon okvalificerad önskan.

Att arbeta med GoPlan-metoden är som att bada i kreativitet. Fjärran är kravet på att producera mängder med A4-texter som ingen läser, massor med Power Point-presentationer att gäspa till eller ständiga funderingar på om vi gör rätt i metoden, vad vi har gjort, var vi är och vart vi ska. Faktorer som tar bort energi från, och fokus på, möjligheten att nå målet.

GoPlan-metodens resultat ska ses som en strukturell, logisk, systematisk, kreativ och visuell överblick av det ytterst viktiga analoga samtalet mellan verksamhetens nyckelpersoner om vilka aktiviteter som verkligen skapar värde, samt vilket värde.

GoPlan-metodens arbete baseras på ett kreativt, men ändå systematiskt genomfört samtal mellan verksamhetens, för ändamålet, utvalda nyckelpersoner. Den hierarkiska chefsnedbrytningsmodellen är borta till förmån för en målfokuserad tvärfunktionell dialog.

Ingen förkunskap om metoden behövs. En GoPlan-ledare leder hela arbetet, håller rätt på de olika arbetsstegen, coachar gruppen till rätt resultat samt renritar strukturens alla delar.

Kunden är i sin tur expert på sin egen verksamhet, sina egna idéer, tankar och förslag.

Genom denna uppdelning, som bl.a. innebär att samtliga uppgifter som inte skapar värde för kunden är borttagna, kan hela arbetet genomföras på normalt 32 till 38 timmar uppdelat i 8 steg.

Hur många konferens- och andra mötestimmar med tillhörande korridorsnack brukar ni använda för att bena ut vilka aktiviteter som eventuellt kan vara bra för er verksamhet, samt vad dessa är värda?

Många tidigare användare av GoPlan-metoden har vittnat om en otrolig inspirerande lärandeprocess om den egna verksamheten. Inte sällan uttrycks även uppskattningen att kunna göra komplicerade saker på ett lättsamt och upplevelsemässigt positivt sätt. Men framför allt uppskattas förmånen att under en avgränsad och ostörd tid verkligen kunna fokusera på verksamhetens viktigaste uppgift. En uppgift som är alltför viktig för att inte göra helt korrekt. En tidigare GoPlan-användare tog även tillfället att bjuda in en av sina kunder i arbetet, vilket gav ett väsentligt kvalitetstillskott i den delen som handlade om att skapa högre kundvärde.

GoPlan-resultatet består av ett översiktligt, visuellt beslutsunderlag framställt på det absolut bästa sättet verksamheten tillsammans med GoPlan-ledaren kan skapa.

Genom sin visuella utformning kan resultatet bli inkluderande för alla intressenter, men även heltäckande då den tar med samtliga delar som fordras för korrekta beslut. Resultatet är även den perfekta utgångspunkten för mätningar av olika effekter samt det efterföljande effektuppföljningsarbetet. Att utgå från verksamhetens mål för att identifiera vilka aktiviteter som fordras för att nå målet ger också verksamheten en beställarkompetens värd namnet. Sannolikheten att aktiviteterna, oavsett om de utförs med egen eller extern personal, håller sin budget och tidsplan ökar då väsentligt.

GoPlan-metoden i er verksamhet.

Om ni i er verksamhet tar hjälp av GoPlan-metoden kommer ni att kunna samordna alla de aktiviteter som era medarbetare utför varje dag mot ett och samma mål. Aktiviteter som inte bidrar kan väljas bort. Arbetsproduktiviteten ökar väsentligt, vilket höjer marginalen. Kundvärdet ökar också, vilket höjer omsättningen, inte minst om en kundrepresentant finns med i arbetsgruppen. Risken för felinvesteringar minskar, inte minst då metodens process, och resultatets visuella upplägg, ger ett ökat intresse och ansvarstagande bland medarbetare, ägare och andra intressenter. Fler kommer att vilja engagera sig i arbetet, få befogenheter, ta ansvar, känna inspiration och inte minst kunna känna sig delaktiga i att tillsammans kunna göra just er verksamhet till världsklass.